Prosjektbakgrunn og behov

Kunden opererer i flere land og har en kompleks organisasjonsstruktur med mange forretningsenheter og lokasjoner. Selskapet gjennomførte et stort transformasjonsprogram hvor flere eksisterende ERP- og forretningssystemer skulle fases ut og erstattes av nye, moderne løsninger.

Målet med programmet var å etablere felles arbeidsprosesser og en mer standardisert systemportefølje på tvers av organisasjonen. Prosjektet var imidlertid komplekst, blant annet på grunn av:

• stort organisatorisk omfang

• innfusjonering av virksomheter

• organisatoriske endringer

• implementering av nye teknologiplattformer

For å sikre vellykket implementering var det behov for en strukturert tilnærming til endringsledelse og brukeradopsjon.

Akseleras rolle

Akselera bistod kunden med å operativt lede gjennomføringen av endringsarbeidet i prosjektet. Arbeidet tok utgangspunkt i PROSCI sin ADKAR-modell, som gir en strukturert metodikk for å sikre at ansatte forstår, aksepterer og tar i bruk nye løsninger og arbeidsprosesser. Som en del av endringsarbeidet utviklet Akselera en helhetlig endringsstrategi basert på analyser av organisasjonen og prosjektets påvirkning. Dette inkluderte blant annet:

• målgruppeanalyser

• interessent- og sponsoranalyser

• prosess-gap analyser

• kompetanseanalyser

Basert på endringsstrategien ble det utviklet konkrete planer for:

• kommunikasjon

• opplæring

• håndtering av motstand

• støtte til organisasjonen gjennom implementeringen

Alle tiltak ble tett koordinert med prosjektets overordnede fremdriftsplan.

Forankring i organisasjonen

For å sikre en smidig implementering av nye arbeidsprosesser ble det etablert et mottaksapparat i organisasjonen med ansvar for lokal innføring av løsningene. Mottaksapparatet bestod av:

• ekspert-superbrukere

• superbrukere

• mottaksledere

Disse hadde ansvar for opplæring av brukere og for å gjennomføre lokale implementeringsplaner i de ulike organisasjonene og geografiske lokasjonene. Denne strukturen bidro til sterk forankring i organisasjonen og sikret at kompetanse ble bygget internt gjennom hele implementeringsprosessen.

Resultater og verdi for kunden

Gjennom en strukturert tilnærming til endringsledelse fikk kunden etablert gode forutsetninger for å lykkes med implementeringen av nye systemer og prosesser. Prosjektet resulterte blant annet i:

• høyere brukeradopsjon av nye løsninger

• god forankring av nye arbeidsprosesser i organisasjonen

• opparbeidet intern kompetanse hos superbrukere og nøkkelpersonell

• en smidig overgang fra prosjekt til drift og forvaltning

Ved å kombinere strukturert endringsledelse med operativ prosjektstøtte bidro Akselera til å sikre at organisasjonen var godt forberedt på overgangen til nye systemer og standardiserte arbeidsprosesser.