Prosjektbakgrunn og behov

Selskapet opererer i flere internasjonale industrimarkeder og har omfattende produksjonsaktivitet knyttet til petroleum på norsk sokkel. Dette stiller høye krav til strukturert dokumenthåndtering, sporbarhet og tilgjengelighet til teknisk og operasjonell dokumentasjon.

Den eksisterende løsningen støttet ikke i tilstrekkelig grad selskapets behov for effektiv dokumentforvaltning og integrasjon med øvrige forretningssystemer. Kunden ønsket derfor å gjennomføre en strukturert valgprosess for dokumenthåndteringssystem, samt sikre en vellykket implementering av valgt løsning.

Akseleras rolle

Akselera støttet kunden gjennom hele prosessen – fra behovsanalyse og systemvalg til implementering. Arbeidet omfattet blant annet:

• kartlegging av arbeidsprosesser og dokumentflyt
• utarbeidelse av testscenarier og testtilfeller
• gjennomføring av RFI-prosess (Request for Information)
• evaluering av leverandører og løsninger
• kontraktsforhandlinger
• støtte i valg av løsning
• prosjektledelse for implementeringen

Gjennom en strukturert og metodisk tilnærming bidro Akselera til å sikre at kunden valgte en løsning som støttet både dagens behov og fremtidige krav til dokumentstyring.

Etter gjennomført evaluering ble ProArc valgt som dokumenthåndteringssystem.

Implementering av dokumenthåndteringsløsningen

Akselera leverte prosjektledelse for implementeringen av dokumenthåndteringssystemet. Løsningen ble konfigurert for å håndtere både tekniske dokumenter og administrative dokumenter, og ble integrert med selskapets eksisterende ERP- og forretningssystemer. Som en del av implementeringen bistod Akselera også med testing av løsningen som skulle tas i bruk i HR-organisasjonen.

Resultater og verdi for kunden

Gjennom prosjektet fikk kunden etablert en moderne løsning for dokumenthåndtering som støtter virksomhetens operasjonelle prosesser. Den nye løsningen ga blant annet:

• mer effektiv dokumentstyring
• bedre struktur og sporbarhet i dokumentarkivet
• integrasjon med ERP- og forretningssystemer
• støtte for både tekniske og administrative dokumenter
• forbedret tilgjengelighet til kritisk dokumentasjon

Resultatet var et digitalt dokumentarkiv og dokumenthåndteringssystem som støtter selskapets operasjoner og legger til rette for effektiv informasjonsforvaltning på tvers av organisasjonen.